Como organizar a agenda de tatuagem

Agenda de tatuagem bagunçada custa caro: duas pessoas marcadas no mesmo horário, sessão que estoura e atrasa a próxima, cliente que pergunta "tem horário?" e espera horas pela resposta. Este post mostra como organizar a agenda de tatuador com três decisões simples: quando você atende, quanto tempo cada sessão ocupa e como evitar marcar duas pessoas no mesmo horário.

Comece pelos horários de atendimento

Antes de oferecer horário para alguém, defina quando você tatua. Parece óbvio, mas muita gente marca "quando dá" e acaba trabalhando em todos os horários livres da semana.

Escreva, para cada dia:

• se você atende ou não;
• de que horas a que horas;
• se tem mais de uma faixa no dia (manhã e tarde, com pausa no meio).

Deixe de fora o tempo de desenho, de compra de material e de descanso. A agenda de atendimento é só o tempo de sessão. O resto também é trabalho, mas não é horário para oferecer ao cliente.

Se você tatua em mais de um lugar, separe os horários por local. Terça num lugar e sábado em outro precisa estar escrito, para ninguém aparecer no endereço errado.

Quanto tempo cada sessão ocupa

O segundo passo é saber quanto espaço uma sessão ocupa na agenda. Três números, todos decididos por você:

1. Duração da sessão. O tempo médio de uma sessão sua. Trabalho grande pode pedir mais de uma.
2. Intervalo entre sessões. Limpar a bancada, montar a próxima, comer alguma coisa. Sem intervalo, um atraso pequeno empurra o dia inteiro.
3. Antecedência mínima. Com quanto tempo de antes alguém pode marcar. Evita a sessão marcada para daqui a uma hora, sem tempo de preparar o desenho.

Com esses três números, cada horário que você oferece já cabe no seu dia de verdade.

Como evitar marcar duas pessoas no mesmo horário

O conflito de horário quase sempre nasce de agenda espalhada: parte no caderno, parte na cabeça, parte nas conversas do WhatsApp. Algumas práticas ajudam:

• Uma agenda só. Todo compromisso de sessão vai para o mesmo lugar, sem exceção.
• Marque na hora. Combinou no WhatsApp, anotou na agenda antes de responder a próxima conversa.
• Ofereça horários concretos. "Tenho quinta às 14h ou sexta às 10h" evita que o cliente proponha um horário que você já deu para outra pessoa.
• Bloqueie os outros compromissos. Médico, viagem, convenção: se não estiver na agenda, alguém vai ser marcado em cima.

Quer que os horários livres sejam oferecidos sozinhos pelo WhatsApp, sem marcar duas pessoas no mesmo horário? Veja a agenda online para tatuador da Inkcloser.

Trabalhos que pedem mais de uma sessão

Fechamento de braço, costas inteiras, realismo grande: tem trabalho que não cabe numa sessão só. Para eles não bagunçarem a agenda:

• Combine o número de sessões na hora do orçamento, mesmo que seja uma estimativa. O cliente se organiza e você também.
• Marque as próximas sessões logo depois da primeira. Deixar para "quando cicatrizar" faz o cliente sumir no meio do projeto.
• Respeite o tempo de cicatrização que você orienta entre uma sessão e outra na mesma região.
• Não ocupe a semana inteira com um projeto só, se você também quer espaço para tatuagens menores.

Anote na ficha do cliente em que sessão o projeto está. Na próxima conversa, você não precisa perguntar de novo.

Remarcação e falta

Mesmo com a agenda organizada, alguém vai remarcar ou faltar. O que mais ajuda é deixar a sua regra clara antes da sessão, na hora de marcar:

• até quando dá para remarcar sem problema;
• o que acontece se a pessoa não aparecer;
• como ela deve avisar.

Escreva a regra com as suas palavras e mande junto da confirmação. Cliente que conhece a regra antes não discute depois.

Confirme se a sessão aconteceu

A agenda não acaba quando a sessão começa. Saber quais sessões aconteceram, quais foram remarcadas e quais não rolaram ajuda a:

• liberar o horário de quem remarcou;
• saber quem tatuou, para mandar os cuidados e pedir avaliação;
• não perder de vista quem desmarcou e pode voltar.

Uma conferência rápida no dia seguinte, sessão por sessão, resolve.

Google Agenda ou agenda própria?

Se você já usa o Google Agenda para a vida pessoal, ele pode ser o lugar onde todos os seus compromissos se encontram. O importante não é a ferramenta: é existir um lugar onde sessão e compromisso pessoal aparecem juntos, para nenhum dos dois ser marcado em cima do outro.

Como fica na Inkcloser

Na Inkcloser, a agenda segue o mesmo caminho deste post:

• Horários de atendimento. Em Agenda › Disponibilidade, você marca as faixas de cada dia, por local, e o bot só oferece horário dentro delas.
• Como suas sessões funcionam. Na mesma tela, você escolhe a duração da sessão, o intervalo entre sessões e a antecedência mínima.
• Locais. Em Agenda › Locais, você cadastra onde tatua.
• Google Agenda, se quiser. Conectado, o bot também evita os seus outros compromissos. Sem ele, o bot marca pelos seus dias e horários de atendimento.
• Sem horário duplicado. O bot oferece só o que está livre: os seus horários, menos as sessões já marcadas.
• "A sessão aconteceu?" No dia seguinte à sessão, chega a pergunta no painel, com Sim, Não rolou ou Remarcou. A resposta move o cliente na jornada.

O passo a passo está no guia horários e Google Agenda. Se o assunto é o atendimento inteiro, veja o bot de WhatsApp para tatuador.

Resumo

• Defina os seus horários de atendimento por dia e por local.
• Decida a duração da sessão, o intervalo entre sessões e a antecedência mínima.
• Use uma agenda só e ofereça horários concretos.
• Deixe a regra de remarcação e falta clara antes da sessão.
• Confirme no dia seguinte se cada sessão aconteceu.